5 ferramentas administrativas eficazes para os seus negócios!

Para colocar em prática um plano de negócios e dirigir sua empresa, as ferramentas da administração serão essenciais para materializar todos os planos realizados.

Neste momento, é de fundamental importância que o empresário tenha os conhecimentos teóricos administrativos necessários ou que já disponha de um funcionário capacitado para executar e gerir o planejamento e desenvolvimento de toda a estrutura organizacional da empresa, ou seja, a forma como a empresa será organizada em torno da divisão de atividades e recursos. A finalidade será convergir todos os esforços e recursos ao cumprimento dos objetivos determinados, bem como organizá-los, dirigi-los e controlá-los. Todas essas atividades possuem fundamentos teóricos que serão ferramentas valiosas para o administrador.

“Ferramenta de gestão: todo e qualquer método, sistema, técnica, recurso, processo ou procedimento fundamentado nos princípios da ciência da administração e capaz de contribuir para solucionar problemas, dinamizar o funcionamento e otimizar o gerenciamento organizacional – (Dicionário de Administração, DUARTE 2011)”.

Destacam-se as ferramentas mais básicas, porém essenciais e de maior eficiência:

• PODC (Planejamento, Organização, Direção e Controle);
• PDCA (Plan, Do, Check, Act – Planejar, Fazer, Verificar, Agir);
• 5S (Seiri – organização; Seiton – ordenação; Seiso – limpeza; Seiketsu – conservação; Shitsuke – disciplina);
• Análise SWOT (strength – forças; weakness – fraquezas; opportunities – oportunidades; threats – ameaças);
• 5W2H (5 W: What (o que será feito?) – Why (por que será feito?) – Where (onde será feito?) – When (quando?) – Who (por quem será feito?) 2H: How (como será feito?) – How much (quanto vai custar?).

Essas ferramentas apresentam diretrizes suficientes para que o administrador colete todos os dados necessários a respeito das atividades da empresa. Com estes dados é possível metrificar os resultados passados, atuais, bem como planejar os futuros, de acordo com as políticas e cultura organizacional da empresa. Ter essas métricas tabuladas permite ao administrador trabalhar de forma mais inteligente os recursos empresariais, sendo estes materiais, financeiros, humanos, mercadológicos, empresariais ou administrativos. Na internet é possível encontrar exemplos para utilizar todas essas ferramentas de acordo com o segmento do seu negócio.

“A organização de uma empresa consiste em sua estrutura, suas políticas e sua cultura, que podem se tornar disfuncionais em um ambiente de negócios em rápida transformação. (KOTLER, 2000)”.

Consolidada a administração da empresa, o próximo passo é a gestão destes processos, bem como a gestão das prestações de serviços ou projetos que a empresa pretende oferecer ao mercado. Para isso, é extremamente importante que o empresário o faça ou contrate um funcionário capacitado para executar tal feito, o que nos leva ao próximo passo, a Gestão de Projetos. Este passo será tratado no próximo conteúdo, fique de olho!